Eerst even eerlijk: waarom 70% van de medewerkers afhaakt bij interne livestreams
Die “70%” is natuurlijk geen universele wet, maar het is wél een realistisch gevoel voor wat veel organisaties ervaren: het merendeel haakt mentaal af, ook al blijft de stream soms aanstaan.
Dit zijn de echte oorzaken die we in de praktijk het vaakst zien:
1) Te veel zenden, te weinig afstemmen
Veel town halls zijn een lange monoloog: kwartaalcijfers, strategie, updates, herhalingen. Medewerkers denken dan: “Oké, maar wat betekent dit voor mij, mijn team, mijn werk morgen?”
2) Geen spanning, geen ritme
Zonder segmenten, overgangen, afwisseling en duidelijke momenten voor interactie voelt een town hall als één lange PowerPoint-marathon.
3) Te weinig psychologische veiligheid
Mensen hebben wél vragen, maar niet altijd het gevoel dat ze ze kunnen stellen. Zeker niet met naam en toenaam, terwijl de CEO meekijkt en 800 collega’s ook.
4) Geen duidelijk doel (behalve “informeren”)
“Informeren” is geen doel. Dat is een vorm. Een goed doel is bijvoorbeeld: vertrouwen bouwen, richting geven, onrust wegnemen, prioriteiten verduidelijken, of ruimte maken voor tegenspraak.
5) Slechte productie-ervaring
Audio die galmt. Een camera die niet wisselt. Sprekers die in een laptop-microfoon praten. Chat die niet gemodereerd wordt. Als het voelt als een Teams-call met 1000 man, dan wordt het ook zo beleefd.
Town hall meeting ≠ webinar: dit is het cruciale verschil
Een webinar is meestal: wij zenden, jullie consumeren. Een town hall hoort te zijn: wij praten met elkaar, en je mag terugpraten.
Het cruciale verschil is dit:
Een town hall is intern leiderschap in live vorm
Het gaat niet om perfecte slides. Het gaat om vertrouwen, transparantie, en het gevoel dat medewerkers onderdeel zijn van het verhaal.
Webinar = content.
Town hall = relatie.
En relaties bouw je niet met alleen een “presentatie-mode”.
Van zenden naar verbinden: zo maak je business updates interactief
Business updates hoeven niet saai te zijn. Maar je moet ze wel vertalen naar een format dat mensen actief houdt.
Hier zijn formats die wél werken, inclusief hoe je ze praktisch inzet.
1) Open met een “waarom jij dit nu moet weten”
Begin niet met agenda en slides. Begin met context.
Voorbeeld opening (30 seconden):
- Wat is er veranderd?
- Waarom is dat belangrijk?
- Wat gaat het betekenen voor teams in de komende 30-90 dagen?
Dit voelt meteen relevant, en relevantie is de beste aandachtstrekker.
2) Werk met vaste rubrieken (tv-ritme)
Als je town hall elke keer dezelfde rubrieken heeft, weten mensen wat ze kunnen verwachten. Dat geeft rust én tempo.
Voorbeeld rubrieken (45 minuten totaal):
- De 3 belangrijkste updates (8 min)
- Wat dit betekent voor jouw werk (7 min)
- Mythes & zorgen (“we horen dit, klopt het?”) (7 min)
- Team in de spotlight (5 min)
- Live Q&A (15 min)
- Wat we van jou nodig hebben (3 min)
3) Zet een host neer (en laat leiders niet alles dragen)
Een host is geen “extra”. Het is de motor van je dynamiek.
Een goede host:
- bewaakt tempo
- vat samen
- stelt vragen die medewerkers niet durven te stellen
- schakelt tussen onderwerpen
- maakt interactie normaal (“drop je vraag in de chat, anoniem mag ook”)
Dit haalt druk bij executives weg en maakt het menselijker.
4) Gebruik polls op strategische momenten (niet als gimmick)
Polls werken vooral als je er meteen iets mee doet.
Voorbeelden van goede polls:
- “Welke update wil je als eerste?” (keuze A/B/C)
- “Hoe duidelijk is de nieuwe prioriteit voor jouw team?” (1-5)
- “Wat is nu je grootste blokkade?” (opties + open chat)
Belangrijk: laat de spreker reageren op de uitkomst. Anders voelt het als theater.
5) Maak Q&A het hoofdonderdeel, niet het laatste restje
Veel town halls proppen Q&A in de laatste 5 minuten. Dat is precies andersom.
Richtlijn uit ervaring: mik op minimaal 30% van de tijd voor vragen, liefst meer. Het is het enige deel dat niet te kopiëren is uit een e-mail.
Interactie die werkt: 12 ideeën (zonder dat het kinderachtig wordt)
Sommige organisaties zijn bang dat interactie “cringe” wordt. Hoeft niet. Het kan volwassen, snel en relevant.
- Anonieme Q&A (altijd aanbieden)
- Upvote vragen zodat de top vanzelf boven komt
- “Eén zin” check-in in de chat: “Hoe zit je erbij vandaag?”
- Reactieknoppen (eens/oneens) bij stellingen
- Hot seat: 5 minuten één thema, snelle vragen
- Mythbuster ronde: “Waar/Onwaar?”
- Mini-case: “Wat zou jij doen?” (poll)
- “Wat heb jij nodig?” vraag richting leadership
- Team shout-outs live in beeld (korte lower-third)
- Breakout na afloop per afdeling (niet tijdens de town hall)
- Chat-samenvatter: iemand die trends bundelt voor de host
- Follow-up stemronde: kies het onderwerp voor de volgende editie
Productiewaarde: het is geen Hollywood, maar audio is heilig
Je kunt wegkomen met een simpele set-up, maar niet met slechte audio. Mensen vergeven een matige camera, maar niet dat ze moeten luisteren naar echo en gebrom.
Minimum viable setup:
- fatsoenlijke microfoon (lav of desk mic)
- stabiele verbinding (liefst bekabeld)
- rustige achtergrond + goed licht (raamlicht kan al helpen)
- wisseling in beeld: host, spreker, slide, split-screen
En als je met meerdere sprekers werkt: brief ze alsof het een live moment is (want dat is het). Denk aan timing, kernpunten en wat je wel of niet belooft.
De grootste engagement-killer: “We komen erop terug”
Natuurlijk kun je niet alles live oplossen. Maar als de helft van de antwoorden eindigt in “we nemen het mee”, dan is het vertrouwen weg.
Zo los je dat op zonder loze beloftes:
- Werk met een live notulist en toon 3 actiepunten aan het einde in beeld
- Zeg: “Je krijgt binnen 48 uur een follow-up post met antwoorden op de top 10 vragen”
- Wijs een eigenaar toe: “HR pakt dit op”, “IT komt vrijdag met update”
Mensen willen geen perfecte antwoorden. Ze willen beweging en eerlijkheid.
Conclusie: engagement is een keuze, geen toeval
Als medewerkers afhaken, is dat bijna nooit omdat ze “niet betrokken willen zijn”. Het is omdat de town hall niet voelt alsof die voor hen is gemaakt.
Maak het korter waar het kan, interactiever waar het moet, en vooral menselijker. Geef ruimte aan vragen, twijfel, en echte context. Dan wordt je online town hall geen verplicht nummertje, maar een moment waarop je organisatie even echt samenkomt.
FAQ
1) Wat is een goede lengte voor een online town hall?
Meestal werkt 40 tot 60 minuten het best. Korter kan als je heel scherp bent. Langer kan alleen als je format veel afwisseling heeft en Q&A echt centraal staat.
2) Moeten medewerkers verplicht hun camera aanzetten?
Nee. Dat werkt vaak averechts. Focus liever op lage drempels: anonieme vragen, polls en een goede host die mensen uitnodigt om mee te doen.
3) Hoe krijg je meer (en betere) vragen tijdens de Q&A?
Zorg voor anonieme Q&A, laat vragen upvoten, en laat de host expliciet zeggen dat kritische vragen welkom zijn. Start ook al vóór de town hall met het verzamelen van vragen.
4) Wat als leadership bang is voor lastige vragen?
Plan een “mythes & zorgen”-segment. Dat geeft controle zonder dat het gemaakt voelt. En spreek vooraf af welke onderwerpen je wel of niet kunt beantwoorden en hoe je dat eerlijk zegt.
5) Wat is belangrijker: live kijkers of replay kijkers?
Voor engagement is gemiddelde kijktijd belangrijker dan allebei. Voor bereik is replay ook waardevol, zeker in internationale organisaties of ploegendiensten.
6) Hoe meet je engagement zonder privacyproblemen?
Meet op geaggregeerd niveau: aantallen polls, kijktijd, drop-off points, aantal vragen. En gebruik een korte, vrijwillige survey zonder persoonlijke data.
7) Is professionele productie echt nodig?
Niet per se “TV-niveau”, maar goede audio en een strak format maken een wereld van verschil. Als het belangrijk is voor vertrouwen en alignment, is een beetje productie meestal de beste interne investering die je kunt doen.